In der heutigen Geschäftswelt ist es unausweichlich, dass Unternehmen große Mengen an Rechnungen verarbeiten müssen. Die manuelle Verarbeitung von Rechnungen kann jedoch zeitaufwendig und fehleranfällig sein, insbesondere bei der Datenerfassung.

Eine weitere Herausforderung besteht darin, dass Rechnungen auf verschiedenen Wegen ins Unternehmen gelangen - sei es als PDF, per E-Mail oder auf dem klassischen Postweg. Alle Rechnungen müssen zunächst sortiert und gegebenenfalls ausgedruckt werden, um eine weitere Verarbeitung zu ermöglichen. Das Ausdrucken elektronischer Rechnungen entspricht jedoch nicht den Standards einer Welt, in der auf Papierverbrauch und Ressourcenschonung geachtet wird.

Aus diesem Grund suchen Unternehmen nach automatisierten Lösungen, um den Rechnungseingangsprozess zu optimieren.

Der automatische Rechnungseingang

Der automatische Rechnungseingang bietet eine solche Lösung. Dabei handelt es sich um ein System, das die Erfassung von Daten aus Rechnungen automatisiert, indem es die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) verwendet, um die Daten aus den Dokumenten zu extrahieren. Der Prozess eines automatischen Rechnungseingangs kann folgendermaßen aussehen:

Eingang der Lieferantenrechnung per E-Mail oder auf dem Postweg.
Die Lieferantenrechnung wird als PDF- oder PNG-Datei in das System hochgeladen.
Rechnungsinformationen wie Kopf- und Positionsdaten werden mithilfe einer KI automatisch aus der hochgeladenen Datei extrahiert.
Die Rechnungsinformationen werden automatisch in einen Rechnungsentwurf übernommen und in das Buchhaltungssystem des Unternehmens übertragen.

Vorteile des automatische Rechnungseingangs

Zeitersparnis:
Durch die automatische Datenerfassung kann Ihr Unternehmen wertvolle Zeit sparen.
Fehlerreduzierung:
Der automatische Rechnungseingang minimiert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, da das System in der Regel präziser und schneller arbeitet als ein Mensch.
Transparenz und Nachverfolgbarkeit:
Durch die Erfassung aller Rechnungen im System können Unternehmen den Status jeder Rechnung zu jedem Zeitpunkt verfolgen und die Zahlungsvorgänge besser planen. Dadurch entsteht eine höhere Transparenz und Nachverfolgbarkeit.
Kosteneinsparung:
Durch den Einsatz des automatischen Rechnungseingangs können Unternehmen Personal- und Verwaltungskosten reduzieren sowie die Kosten für die manuelle Überprüfung und Datenerfassung senken.

Herausforderungen

Trotz der Vorteile des automatischen Rechnungseingangs müssen Unternehmen einige Herausforderungen berücksichtigen:

Integration in das bestehende Buchhaltungssystem: Es ist wichtig sicherzustellen, dass das System kompatibel ist und die Daten korrekt ins Buchhaltungssystem übertragen werden.
Qualität der Rechnungen: Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern weisen oft große Unterschiede in ihrer Qualität auf. Eine unzureichende Qualität kann die Genauigkeit des automatischen Rechnungseingangs beeinträchtigen.
Rechnungsformat: Lieferanten und Dienstleister sollten Rechnungen in einem standardisierten Format einreichen, um eine korrekte Erfassung der Daten zu gewährleisten.

Fazit

Der automatische Rechnungseingang bietet Unternehmen eine effiziente und kostengünstige Möglichkeit, ihre Rechnungsverarbeitung zu optimieren. Es ist jedoch wichtig, dass Unternehmen die notwendigen Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass das System ordnungsgemäß implementiert und genutzt wird.

Mit dem automatisierten Rechnungseingang können Unternehmen Zeit sparen, Fehler reduzieren und eine bessere Transparenz in ihren Zahlungsprozessen erreichen. Es ist jedoch entscheidend, die Integration in das bestehende Buchhaltungssystem sorgfältig zu planen und sicherzustellen, dass Rechnungen eine ausreichende Qualität und ein standardisiertes Format aufweisen.

Durch die Nutzung des automatisierten Rechnungseingangs können Unternehmen einen wichtigen Schritt hin zu effizienteren und nachhaltigeren Geschäftsprozessen machen.