Seit April 2020 sind alle öffentlichen Auftraggeber und Behörden dazu gesetzlich verpflichtet, Rechnungen als sogenannte XRechnungen zu verschicken - doch was ist überhaupt eine XRechnung? Wofür steht das “X”? Und welche Vor- und Nachteile hat diese neue Rechnungsformat? In diesem Beitrag gehen wir diesen Fragen auf die Spur.

XRechnungen können den Arbeitsalltag erheblich vereinfachen — XRechnung - was ist das überhaupt?

Eine XRechnung ist ein neues und spezielles Format einer elektronischen Rechnung, welches seit 2020 gesetzlich verpflichtender Standard für alle öffentlichen Behörden & Auftraggeber ist. Dabei steht das “X” nicht nur einfach so im Namen, um das neue Rechnungsformat hipper und moderner wirken zu lassen - das “X” hat eine tiefergehende Bedeutung, denn es wird als Abkürzung für den Begriff „XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell“ genutzt.

Und was soll das Ganze bringen?

Innerhalb der EU hat jedes Land seine ganz eigenen Normen & Richtlinien, wenn es um Rechnungen für öffentliche Auftraggeber geht. Nach einer EU-Richtlinie führt diese Diskrepanz in der Rechnungsstellung zu “Rechtsunsicherheit und Mehrkosten”. Um diesem Problem entgegenzuwirken und den Empfang, die Prüfung und Verarbeitung von Rechnungen zu vereinheitlichen wurde die XRechnung als neuer Rechnungsstandard eingeführt. Durch den neuen, einheitlichen und IT-basierten Rechnungsablauf können nun auch Behörden aus unterschiedlichen Ländern oder mit verschiedenen Softwareprogrammen zusammenarbeiten und Rechnungen problemlos verarbeiten.

Auch Unternehmen sind von XRechnungen betroffen — Aber aufgepasst….
…seit Ende 2020 gilt die Verwendung des neuen XRechnungsformates nicht nur für öffentliche Auftraggeber & Behörden, sondern auch für “ganz normale” Unternehmen. Das bedeutet konkret: Arbeitet Ihr Unternehmen mit öffentlichen Behörden (egal ob Landes- oder Kommunalbehörden) zusammen, dann sind auch Sie als Rechnungssteller dazu verpflichtet, die Vorgaben zur XRechnung zu berücksichtigen, wenn Sie Rechnungen an öffentliche Behörden senden.

Vorteile der XRechnung

Sicherheit: Im Vergleich zu anderen Rechnungsformaten sollen XRechnungen durch eine klare Struktur und den Einsatz einer maschinell lesbaren Sprache sicherer sein.
Kosten- und Zeiteinsparung: Durch die digitale Form der XRechnung können Druck- und Versandkosten reduziert werden und auch die Zeitbeanspruchung für Druck und Versand der Rechnungen ist deutlich geringer. Darüber hinaus können Rechnungen durch das neue Format deutlich schneller zugestellt und somit auch beglichen werden.
Entlastung von Arbeitskräften: Durch die maschinell lesbare Sprache können Rechnungsinhalte automatisch extrahiert und verarbeitet werden. Somit werden Arbeitskräfte entlastet, der Arbeitsprozess beschleunigt und das Fehlerrisiko reduziert, da keine Zahlen mehr von Mitarbeitern per Hand eingetippt werden müssen.
Sparen von Ressourcen: Durch das digitale Rechnungsformat reduziert sich nicht nur der Papierverbrauch erheblich, sondern auch die Emissionen durch den postalischen Versand werden minimiert.

Nachteile der XRechnung

Schwierigkeiten bei der Umsetzung: In Deutschland gibt es keine einheitliche Umsetzung der EU-Verordnung zu elektronischen Rechnungsstellung, denn jedes Bundesland handhabt diese unterschiedlich. Bevor man also eine XRechnung stellt, sollte man sich immer über die Vorgaben im jeweiligen Bundesland informieren, um Fehler im Rechnungsprozess zu vermeiden.
Uneinheitlich obwohl einheitlich: Obwohl die XRechnung die Rechnungsstellung in der EU standardisieren und vereinheitlichen soll, gibt es verschiedenste Ausnahmen, die es zu berücksichtigen gilt (z.B. Rechnungen zu verteidigungs- oder sicherheitsspezifischen Aufträgen).

XRechnungen gelten verpflichtend für öffentliche Auftraggeber & Behörden

Fazit

Die Verpflichtung zur Umstellung auf XRechungen bringt eine ganze Reihe an Vorteilen, die unsere täglichen Workflows und die europaweite Zusammenarbeit deutlich vereinfachen können - dennoch muss an einer deutschlandweiten einheitlichen Umsetzung noch gearbeitet werden. Betrachtet man die aktuelle Umstellung vieler Unternehmen auf eine papierlose und digitale Arbeitsweise, kann das neue elektronische Rechnungsformat zu diesem Trend erheblich beitragen. Nichts desto trotz ist eine allgemeine Verpflichtung für alle Unternehmen zur Umstellung auf XRechnungen noch nicht in absehbarer Zukunft erkennbar. Sollte aber nicht ausgeschlossen sein, dass Ihr Unternehmen mit Behörden zusammenarbeitet, sollten SIe sich auf jeden Fall mit dem Thema XRechnungen befassen.