Seit April 2020 sind alle öffentlichen Auftraggeber und Behörden gesetzlich verpflichtet, Rechnungen als sogenannte XRechnungen zu verschicken – doch was ist überhaupt eine XRechnung? Wofür steht das „X“? Und welche Vor- und Nachteile hat dieses neue Rechnungsformat? In diesem Beitrag gehen wir diesen Fragen auf den Grund.

XRechnung - was ist das überhaupt?

Eine XRechnung ist ein neues und spezielles Format einer elektronischen Rechnung, das seit 2020 gesetzlich verpflichtender Standard für alle öffentlichen Behörden und Auftraggeber ist. Dabei steht das „X“ nicht einfach nur im Namen, um das neue Rechnungsformat hipper und moderner wirken zu lassen – es hat eine tiefere Bedeutung: Es steht als Abkürzung für den Begriff „XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell“.

Und was soll das Ganze bringen?

Innerhalb der EU hat jedes Land seine eigenen Normen und Richtlinien, wenn es um Rechnungen für öffentliche Auftraggeber geht. Laut einer EU-Richtlinie führt diese Diskrepanz in der Rechnungsstellung zu „Rechtsunsicherheit und Mehrkosten“. Um diesem Problem entgegenzuwirken und den Empfang, die Prüfung und Verarbeitung von Rechnungen zu vereinheitlichen, wurde die XRechnung als neuer Rechnungsstandard eingeführt. Durch den einheitlichen und IT-basierten Rechnungsablauf können nun auch Behörden aus unterschiedlichen Ländern oder mit verschiedenen Softwareprogrammen zusammenarbeiten und Rechnungen problemlos verarbeiten.

Aber aufgepasst….
Seit Ende 2020 gilt die Verwendung des neuen XRechnungsformats nicht nur für öffentliche Auftraggeber und Behörden, sondern auch für „ganz normale“ Unternehmen. Das bedeutet konkret: Arbeitet Ihr Unternehmen mit öffentlichen Behörden (egal ob Landes- oder Kommunalbehörden) zusammen, sind auch Sie als Rechnungssteller verpflichtet, die Vorgaben zur XRechnung zu berücksichtigen, wenn Sie Rechnungen an öffentliche Stellen senden.

Vorteile der XRechnung

Sicherheit: Im Vergleich zu anderen Rechnungsformaten bieten XRechnungen durch ihre klare Struktur und die maschinenlesbare Sprache ein höheres Maß an Sicherheit.
Kosten- und Zeiteinsparung: Druck- und Versandkosten entfallen, und auch der Zeitaufwand für den Rechnungsversand wird deutlich reduziert. Zudem können Rechnungen schneller zugestellt und beglichen werden.
Entlastung von Arbeitskräften: Rechnungsinhalte können automatisch extrahiert und verarbeitet werden. Das entlastet Mitarbeitende, beschleunigt Prozesse und reduziert Fehlerquellen.
Sparen von Ressourcen: Der Papierverbrauch sinkt erheblich, und auch Emissionen durch den postalischen Versand werden minimiert.

Nachteile der XRechnung

Schwierigkeiten bei der Umsetzung: In Deutschland gibt es keine einheitliche Umsetzung der EU-Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung. Jedes Bundesland handhabt dies unterschiedlich. Daher sollte man sich vor dem Versand einer XRechnung über die jeweiligen Vorgaben informieren.
Uneinheitlich obwohl einheitlich: Obwohl die XRechnung die Rechnungsstellung EU-weit vereinheitlichen soll, gibt es zahlreiche Ausnahmen (z. B. bei verteidigungs- oder sicherheitsspezifischen Aufträgen), die berücksichtigt werden müssen.

Fazit

Die Verpflichtung zur Umstellung auf XRechnungen bringt viele Vorteile mit sich, die tägliche Workflows und die europaweite Zusammenarbeit deutlich vereinfachen können. Dennoch besteht in Deutschland noch Nachholbedarf bei der einheitlichen Umsetzung. Angesichts des Trends zur papierlosen und digitalen Arbeitsweise kann das neue elektronische Rechnungsformat einen wichtigen Beitrag leisten. Eine allgemeine Verpflichtung für alle Unternehmen zur Umstellung ist zwar aktuell nicht absehbar – aber wenn Ihr Unternehmen mit Behörden zusammenarbeitet, sollten Sie sich unbedingt mit dem Thema XRechnung auseinandersetzen.